Referat af bestyrelsesmøde, mandag d. 22. februar
Til stede: Mike, Aske, Else Marie, Aase, Rikke, Laura, Christian, Aske, Ole og Rasmus
- Nyt fra Ole
Foreningen har modtaget et ændringsforslag til planen om cykelbroen ved Langebro. Det vedrører ikke os som sådan, så det gør vi ikke mere ved.
Yderligere har foreningen modtaget et brev fra kommunen ang. renovering/byggeri i Sankelmarksgade 21 2. tv. Der mangler godkendelse for påbegyndelse og afslutning på projektet.
Ole har skrevet til andelshaver på mail d. 18.2 og rykket for betaling. Foreningen har yderligere betalt det påkrævede gebyr fra kommunen og følger sagen.
- Salg af Sankelmarksgade 1. tv. og godkendelse af ny andelshaver
Der var ingen reaktion på Barbara og Patricks opslag vedr. salg, og derfor har de meddelt, at de gerne vil bytte/sælge lejlighed.
Ole arbejder på at få gjort papirerne klar, men der mangler afklaring om, hvorvidt der er pant i lejligheden samt oplysninger om den lejlighed, der skal byttes med.
Da der ikke indgår rede penge i handelen, idet der er tale om et ”bytte”, opkræves der betaling for vurderingsrapporten, og der skal samtidig indbetales en sum på 2.000 kr. i tilfælde af at der kommer en ekstraregning for vand og varme.
Bestyrelsen godkender den nye andelshaver, som hedder Kristine Gazel. Hun flytter ind med sine to børn medio marts. Velkommen til!
- Nøgleskema
Ole har lavet skemaet for foreningen som tidligere. Det sættes fremover sammen med regnskabet, som et bilag. Det er Realkredit som indberetter i skemaet ift. foreningens lån og ellers udfylder Ole resten. Der laves et tilsvarende skema for lejligheder, når de skal sælges. Dette er netop gjort ifbm. Sankelmarksgade 1. tv.
Disse dokumenter skal jf. regler fra ministeriet gives til køber ved et salg. Ole har gjort dokumenterne klar til den nye andelsehaver i Sankelmarksgade 1. tv.
- Nyt fra altanudvalget
Altanudvalget har som tidligere nævnt valgt at gå videre med firmat Gilbro Københavner Altaner ved Finn. Dog er der nogle udfordringer i arbejdet med at få indsendt den uformelle forespørgsel (se sidste referat for mere info). Den uformelle forespørgsel kaldes et forprojekt, og det udkast som Finn har lavet, er udvalget ikke tilfredse med. Bl.a. fordi de store hjørnealtaner i Sdr. Boulevard tv ikke er indtegnet i projektet.
Derudover indgår der en fuldmagt i forprojektet, og den synes udvalget virkede meget formel i betragtning af, at det blot er et ”forprojekt”. Aske har derfor undersøgt det nærmere ved at høre på kommune, og de har meddelt, at der skal være en sådan fuldmagt.
Samtidig er der et økonomisk aspekt af fuldmagten, som går på et gebyr, der dækker kommunens timeløn for behandlingen af forprojektet. Det blev ikke godkendt ved sidste bestyrelsesmøde, men det gjorde betaling på 4000 kr. til Gilbro for bl.a. arkitekttegninger til forprojektet. Bestyrelsen godkender, at der udover de 4000 kr. vil blive opkrævet et gebyr fra kommunen.
Udvalget arbejder videre med at få et forprojekt gjort klar til indsendelse til kommunen. Herefter modtager vi et svar på, hvad vi kan få etableret af altaner. Det vil danne udgangspunkt for en behandling af altaner på generalforsamlingen, som finder sted i løbet af sommeren.
- Opfølgning på fremlejekontrakter
Ang. Sdr. Boulevard 4 th. så har Ole, som aftalt sidst, undersøgt, hvorvidt andelshaver står registreret på adressen i Folkeregistreret. Det gør denne ikke via Oles adgang. Det kan skyldes, at han har en beskyttet eller hemmelig adresse. Uanset årsagen giver det foreningen en anledning til at skrive og bede om dokumentation på, at han bor på adressen. Det sørger Ole for.
Vedr. Sankelmarksgade 21 st. th. så har bestyrelsen snakket med andelshaver, og der foreligger ingen lejekontrakt – den, af bestyrelsen godkendte fremlejekontrakt primo 2014, er blevet væk. Bestyrelsen giver andelshaver en frist, der hedder 1. april 2017. Her skal det meddeles bestyrelsen, hvorvidt andelshaver flytter ind igen eller om lejlighed sælges. Den udmelding er bindende. Uafhængigt af hvilket valg, det ender med, så skal valget være effektueret inden 1. juli 2017.
- 3 tilbud på renovering
Christian har indhentet 3 tilbud på renovering af for- og bagtrapper. De tre tilbud blev gennemgået.
På baggrund af Christians kendskab til projektet, ønsker bestyrelsen, at forhøre sig om tømren og muren fra det første tilbud og maleren fra det sidste kan udføre arbejdet. Christian forhører sig hos de forskellige håndværkere, hvorvidt et sådant samarbejde er muligt at etablere.
Ift. økonomien så har vi 450.000 stående på kontoen lige nu. Når vi når til efteråret så har vi ca. 550.000. Derudover er der også 100.000 til rådighed via det, som er budgetteret til vedligeholdelse generelt set.
Det kan være en mulighed at dele renoveringen op i to for at få råd til det hele. En model kunne være at vente med maleren og så kun starte med tømren og mureren.
Ole medbringer en prognose over økonomien til næste møde.
- Eventuel huslejestigning i erhvervslejemål
Bestyrelsen drøftede, hvorvidt der skal ske en stigning i huslejen for Sdr. Boulevard st. th og st. tv.
Det drøftes videre på næste møde. Rikke undersøger nærmere, hvad prisen på lignende lokaler er i området.
- Standardiseret skriv vedr. salg af andele
Mike vil udarbejde et standardiseret skriv til opslag om salg til den interne venteliste. Bestyrelsen er enig i, at det er en god ide for at sikre ens fremgangsmåde ved alle fremtidige salg.
- Tiltag der skal styrke sammenholdet i foreningen
Bestyrelsen drøftede to forslag, som skal styrke sammenholdet i foreningen. Mike går videre med bestyrelsens drøftelser omkring de to forslag til de to andelshavere, som er kommet med et forslag hver.
Generelt var der enighed i bestyrelsen om, at sociale arrangementer som fastelavn og arbejdsdag er gode måder at møde de andre andelshavere. Derfor opfordrer vi alle til at møde op. Samtidig blev det overvejet om nye andelshavere skulle møde op til et bestyrelsesmøde, så foreningen fik sat et ansigt på den ny andelshaver.
- Fiberby, opfølgning på installation
Ang. opkrævning så står der på det omdelte ark fra Fiberby, at betalingen opkræves via huslejen. Det er ikke noget, som bestyrelsen har hørt til før det omdelte ark. Vi afventer og ser om der kommer en regning til Ole eller til hver andelshaver. Oprindeligt var det ikke udgangspunktet i aftalen, at foreningen stod for opkrævningen. I stedet skulle opkrævningen foregå individuelt til hver tilmeldte lejlighed.
Derudover er der diaolog med Fiberby omkring finish’en efter opsætningen, som ikke var i orden.
- Diverse
I gårdlauget sker der ikke særligt meget. Der er pt. ikke en fungerende formand. Der afholdes generalforsamling i april/maj, og der opfordres interesserede til at deltage, da der er behov for nye kræfter.
Næste bestyrelsesmøde afholdes torsdag d. 7. april. Derudover planlægger bestyrelsen at afholde en arbejdsdag. Det bliver højst sandsynligt d. 30. april kl. 10.00. Årets generalforsamling afholdes i juni, men den endelige dato er ikke fastlagt endnu.